KSeF: Od 1 kwietnia rewolucja w portfelach przedsiębiorców
To już nie są testy ani zapowiedzi. Już 1 kwietnia Krajowy System e-Faktur stanie się codziennością dla większości lokalnych przedsiębiorców w Polsce. Choć system budzi wiele pytań, od środy każda faktura B2B musi trafić na rządowe serwery. Doradca podatkowy podpowiada, co zrobić w te ostatnie godziny, by uniknąć paraliżu w firmie i zapewnić ciągłość rozliczeń z kontrahentami.
Koniec ery papieru i plików PDF
Do tej pory z KSeF korzystali głównie najwięksi gracze rynkowi. Od 1 kwietnia obowiązek ten obejmuje szeroką grupę podmiotów z sektora MŚP oraz pozostałych podatników VAT – od lokalnych firm produkcyjnych po punkty usługowe. Oznacza to definitywny koniec przesyłania faktur drogą mailową w formacie PDF czy wystawiania dokumentów papierowych w relacjach biznesowych.
Monika Piątkowska zwraca uwagę na nową dynamikę obiegu dokumentów:
KSeF obejmie docelowo wszystkie transakcje w relacjach B2B. To koniec ery papierowych faktur i plików PDF wysyłanych mailem. Dokument wprowadzony do systemu uznaje się za doręczony niemal natychmiast, co z jednej strony przyspiesza obieg dokumentów, ale z drugiej – wymaga ogromnej precyzji.
— wyjaśnia Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup.
Pięć kroków ratunkowych na ostatnią chwilę
Dla przedsiębiorców, którzy odkładali przygotowania na ostatni moment, eksperci przygotowali listę priorytetowych działań, które należy wykonać jeszcze przed środowym porankiem:
- Uwierzytelnienie: Sprawdzenie poprawności działania profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.
- Nadanie uprawnień: Wyznaczenie pracowników odpowiedzialnych za wystawianie i odbieranie faktur w systemie.
- Integracja oprogramowania: Upewnienie się, że firmowy program finansowo-księgowy jest poprawnie połączony z bramką KSeF.
- Procedura awaryjna: Opracowanie instrukcji wystawiania faktur w trybie offline na wypadek awarii łącza lub systemów rządowych.
- Obieg dokumentów: Ustalenie z biurem rachunkowym nowych zasad akceptacji faktur kosztowych pojawiających się w systemie w czasie rzeczywistym.
System, który nie wybacza błędów
Największą trudnością dla mniejszych firm może okazać się brak możliwości anulowania błędnie wystawionego dokumentu. W architekturze KSeF każda pomyłka, nawet drobna literówka w nazwie kontrahenta, wymaga wystawienia pełnej faktury korygującej. Zwiększa to obciążenie administracyjne i wymaga od przedsiębiorców znacznie większej skrupulatności na etapie wprowadzania danych.
Według danych wiceministra finansów Marcina Łobody, do systemu przystąpiło już 311 tys. podmiotów, jednak prawdziwy test stabilności infrastruktury nastąpi 1 kwietnia, gdy do KSeF zalogują się setki tysięcy nowych użytkowników. Ministerstwo zapowiada, że rok 2026 będzie traktowany jako okres nauki bez nakładania kar finansowych, jednak błędy techniczne mogą doprowadzić do zatorów płatniczych już w pierwszych dniach obowiązywania nowych przepisów.
