Wywiad PKB24: Każdego kontrahenta należy sprawdzić. Także po kilku latach współpracy

Weryfikacja to po prostu higiena każdej relacji biznesowej. Dotyczy ona także tych podmiotów, które zostały nam zarekomendowane – mówi w rozmowie z redakcją PKB24 Kamil Pastuszka – CEO i współzałożyciel Verificators – polskiej wywiadowni gospodarczej i agencji detektywistycznej.

Kamil Śliwiński, PKB24: Dlaczego tak ważnym jest by dobierając kontrahentów zadbać o ich uprzednie zweryfikowanie? Jakie mogą być skutki zaniedbania tych kwestii?

Kamil Pastuszka, Verificators: Jednym z elementów zasady bezpieczeństwa, o której nie można zapominać prowadząc firmę jest weryfikacja kontrahenta. Z naszego doświadczenia wynika, że sprawdzenie kontrahenta przed rozpoczęciem współpracy przynosi wiele pozytywnych efektów.

Po pierwsze, zabezpiecza nasz biznes przed ewentualnym nadużyciem czy oszustwem. Już na tym etapie możemy zweryfikować i odrzucić kontrahentów, z którymi nie chcemy mieć nic do czynienia, którzy mieli w już przeszłości czarną kartę.

Dzięki weryfikacji możemy też ograniczyć współpracę z osobami niedoświadczonymi w projektach, do których my szukamy, np. podwykonawców. Możemy również wyeliminować dostawców którzy np. nie mają środków do realizacji zlecenia na którym nam zależy.

Plusem weryfikacji jest też wzmocnienie naszego przekonania co do tego z kim chcemy współpracować. W momencie gdy ktoś został nam rekomendowany albo gdy mamy przeczucie, że to będzie dobry partner biznesowy, weryfikując możemy to tylko potwierdzić i wzmocnić tę narrację. I wówczas z taką osobą będzie nam się dużo lepiej współpracowało. Weryfikacja to jest po prostu higiena każdej relacji biznesowej. Nawet jeśli kogoś nam polecono to należy go sprawdzić.

Większość projektów którymi zajmuje się Verificators, to są już sytuacje kryzysowe. Oznacza to, że nie doszło do sprawdzenia kontrahenta przed zawarciem umowy, kontrahent nie zapłacił lub nie wywiązał się ze swoich zobowiązań. Wtedy wkraczamy my i niwelujemy skutki działań kontrahenta. I to są już dużo droższe, dużo bardziej skomplikowane, i co istotne, nie zawsze skuteczne działania. A weryfikacja kontrahenta jest stosunkowo tania i prosta. Co więcej, kontrahent nie ma świadomości że został zweryfikowany, więc to nie wpływa też na wzajemne relacje.

KŚ: Co można zrobić kiedy klient nie dopilnował tej kwestii weryfikacji i doszło do sytuacji kryzysowej?

KP: To zależy od charakteru zdarzenia. Jeśli ktoś nie zapłacił i ukrywa się, to zaczynamy od poszukiwania dłużnika – ustalamy jego dane adresowe, dane kontaktowe, aby kontynuować proces wsparcia windykacji. Poszukujemy także majątku dłużników. Co istotne, najlepiej jest to zrobić jeszcze przed podsumowaniem postępowaniem sądowym, bo z takim raportem, z takimi ustaleniami można skutecznie przeprowadzić zabezpieczenie. Chodzi o to, by ktoś w trakcie postępowania nie uciekł z majątkiem, np. nie przekazał go w darowiźnie córce, zięciowi itd. Takie sytuacje też się zdarzają.

Ponadto są też sprawy karne czy kryminalne. Wtedy wzmacniamy siłę rażenia prawnika, zbierając różnej maści dowody, informacje mogą wesprzeć jego pracę. Może być to np. wskazanie na nieuczciwe powiązania biznesowe osób z którymi się współpracowało czy relacje z grupami przestępczymi. Szukamy także dowodów na celowość tego typu działań. Nie każdy jest dłużnikiem przez przypadek, niektórzy robią to celowo i trzeba to też udowodnić.

W Polsce gdy ukradnie się komuś zegarek i podbije mu oko to idzie się do więzienia, bo jest się przestępcą. I prawidłowo. Tymczasem gdy ktoś nie zapłaci faktury na półtora miliona złotych to jest to powództwo cywilne, rzadko kiedy jest to sprawa karna.

Można to zmienić, przekierować to na sprawę karną, jeśli uda nam się zebrać odpowiednie dowody. Jest to zadośćuczynienie, małe ale zawsze. Nasze działania mają na celu ograniczenie strat i zwiększenie szans na wyjście z tej kryzysowej sytuacji z tarczą.

KŚ: Czy mogliby Państwo podać przykłady firm, które dobrały kontrahentów w nieodpowiedni sposób? W jaki sposób się to dla nich skończyło?

KP: Z naszego doświadczenia jednoznacznie wynika, że ktokolwiek podjąłby się weryfikacji przed podjęciem współpracy to uniknąłby tego typu problemów. My wkraczamy w momencie sytuacji kryzysowej i sprawdzamy otoczenie osoby która doprowadziła do zadłużenia i poszukujemy jego majątku. Wówczas już w trakcie tego śledztwa wychodzi, że ten człowiek w przeszłości dokonywał podobnych działań. Co więcej, są one często opisane w internecie, na różnych forach dyskusyjnych itp. Niekiedy są one oczywiście zanonimizowane, ale w prosty sposób można dojść do tego, że chodzi o osobę którą sprawdzamy.

Mieliśmy taki przypadek „złotoustego” przedsiębiorcy, który w piękny, czarujący sposób opowiadał o planach inwestycyjnych, o swoim start-upie i o tym jak jego działania w rozwój technologii AI doprowadzą do jego rozwoju. Miał, mówiąc krótko, gadane. Umiał się pięknie wysławiać, miał piękną prezencję, wzbudzał zaufanie od razu.

Niestety nasz klient nie prześledził jego historii. Tymczasem okazał się on być notorycznym kłamcą i oszustem, którego występki zostały wcześniej opisane. Powstały nawet dedykowane mu grupy na Facebooku. Przedstawiona została tam m.in. historia narzeczeństwa, które było w trakcie przygotowań do wesela. Mieli zaoszczędzone 50 tysięcy i wspomniany złotousty “przedsiębiorca” obiecał im, że do ślubu zrobi z tego 70 tysięcy. Oni zaufali mu i powierzyli środki, których w rezultacie nigdy więcej nie zobaczyli.

Gdyby nasz klient wcześniej przeczytał o tej historii to z pewnością nie wszedłby w tą tę współpracę. Nie zrobił tego, uwierzył na słowo i zainwestował w ten “start-up” prawie milion złotych, których prawdopodobnie już nigdy nie odzyska. Ten człowiek bardzo szybko bowiem konsumuje wszystkie środki, które mu się przekaże.

KŚ: Milion złotych to naprawdę dużo. Czy mieli styczność z sytuacjami gdy straty były jeszcze większe?

KP: Na szczęście tego typu sytuacji tak dużo nie ma. Mieliśmy przypadek współpracy międzynarodowej, w której wstępna weryfikacja prawdopodobnie nie przyniosłaby decyzji o braku współpracy. Jednak w toku działań biznesowych (współpraca trwała 5 lat) nasz klient nie sprawdzał co się dzieje u jego kluczowego dostawcy. Tymczasem w kolejnych latach popadał on w zadłużenie i miał coraz większe opóźnienia w dostawie. W taki sposób doszło do strat sięgających dwudziestu paru milionów złotych.

Dlatego nie można sobie pozwolić na brak sprawdzania na bieżąco co dzieje się u naszego kluczowego dostawcy. Weryfikacja przed samą współpracą jest konieczna, ale niewystarczająca. Co jakiś czas warto sprawdzić, ze źródeł zewnętrznych, co słychać u naszych kluczowych partnerów biznesowych. Czy czasem się nie psuje reputacja, czy zachowana jest płynność finansowa itp. Pięć lat to dużo czasu i wiele może się zmienić. Dlatego ważna jest cykliczna weryfikacja kluczowych kontrahentów. To nie są skomplikowane działania a mogą zaoszczędzić wielomilionowych strat.

KŚ: Na czym polega weryfikacja firm? Jakie są jej najistotniejsze elementy?

KP: Na rynku jest wiele firm które świadczą usługi weryfikacji i i każdy znajdzie coś dla siebie.
Weryfikować kontrahenta można na wiele sposobów i z różnych źródeł otwartych – rządowych lub płatnych – komercyjnych. To może zrobić każdy samodzielnie, można to też zlecić komuś, podpisać umowę z dostawcami tego typu informacji.

Ponadto można też zweryfikować kontrahentów przy wykorzystaniu detektywów. Wówczas bardziej się skupiamy na ludziach, którzy prowadzą ten biznes. Osobiście jestem zwolennikiem łączenia działań analityków i detektywów. Mam tu na myśli łączenie wszystkich informacji na temat firmy, które są dostępne w otwartych źródłach na, z wchodzeniem głębiej i weryfikowaniem osób kluczowych, które to de facto podejmują decyzję w tym przedsiębiorstwie. Warto wiedzieć z kim mamy do czynienia i z kim współpracujemy. Do tego typu działań niezbędna jednak jest już licencja detektywa.

To jest rekomendowane w sytuacji zaawansowanych relacjach biznesowych, inwestycji na duże kwoty, kiedy trzeba dokładnie sprawdzić z kim współpracujemy. Na przykład czy w inwestycji nic złego się nie działo, jak wygląda historia biznesowa firmy? Czy spółki w których byli w przeszłości mają się dobrze? Czy to nie są spółki które są w likwidacji, bo ich majątek został wyprzedany za bezcen? Różne są historie i od każdego przypadku zależy dobranie metody weryfikacji.

Można zrobić to bezpłatnie, gdy jedynym kosztem będzie czas – szczególnie w Polsce, gdzie mamy wiele baz danych. Wiele informacji możemy samodzielnie sprawdzić – np. sytuację finansową, powiązania, relacje z innymi podmiotami, kim są kluczowe osoby. Szereg informacji jest podanych na tacy. W przypadku większego kalibru zalecane jest posiłkowanie się osobami które mają w tym doświadczenie – analitykami i detektywami.

KŚ: W tym drugim przypadku – na ile ten proces jest czasochłonny i kosztowny?

Mamy świadomość, że biznes umie liczyć pieniądze i dzięki temu zarabia i odnosi sukcesy. Dlatego też to wszystko musi być miarodajne i musi przynosić efekty. Stąd takie raporty analityczno- detektywistyczne to jest kwota kilku tysięcy złotych. Muszą one precyzyjnie odpowiadać klientowi na pytanie czy ta firma i osoba która ją prowadzi są wiarygodne i godne zaufania. I czy można w przyszłości powierzyć im miliony złotych.

Dlatego te działania już są dużo droższe niż gotowy raport do pobrania z wywiadowni gospodarczych, ale nad takim raportem pracuje kilku ludzi o różnych kompetencjach, które weryfikują poszczególne parametry – finansowe, PR-owe itd. Ponadto weryfikujemy zgodność podawanych informacji ze stanem faktycznym, czemu służy wizytacja terenowa. Jeżeli ktoś deklaruje, że ma fabrykę, to pojawiamy się tam na miejscu. Patrzymy – a tam garaż w którym nic się nie dzieje.

Taki raport ma więc odpowiadać dokładnie na pytanie jak wygląda ta firma i te kluczowe osoby w momencie sprawdzenia. Jego przygotowanie może trwać nawet kilka tygodni.

KŚ: Jak wygląda kwestia odpowiedzialności ze strony takich firm jak wasza?

KP: Ręczymy za informacje, które dostarczamy na dzień oddania raportu. Niestety nie mamy możliwości przewidywania przyszłości, nie mamy wpływu na to co się zadzieje po oddaniu tego raportu. Co istotne, nigdy też nie wskazujemy jednoznacznie jaką decyzję ma podjąć klient.

Posłużę się tu przykładem z innego regionu świata. Mieliśmy do zweryfikowania osoby z Uzbekistanu które prowadzą działalność w Polsce i prowadziły negocjacje z polskim klientem. Polskiemu klientowi coś się nie podobało i czuł, że może być oszukiwany. Przeczuwał, że osoby które reprezentują ten podmiot z Uzbekistanu niekoniecznie są tymi osobami za które się podają.

Wobec tego zwrócił się do nas z prośbą zweryfikowanie – kim są ci ludzie, co osiągnęli w Uzbekistanie i dlaczego mają mandat do reprezentowania potencjalnego kontrahenta. Tam na miejscu już, posiłkując się lokalnymi detektywami, ustaliliśmy stan faktyczny. I okazało się, że np. osoba która podawała się za doktora, wykładowcę na uniwersytecie, w rzeczywistości nie miała nawet ukończonych studiów. Z kolei przedsiębiorca z Uzbekistanu który deklarował, że zna się na przemyśle ciężkim, prowadził garaż samochodowy, restaurację i hurtownię zabawek.

Zweryfikowaliśmy te wszystkie informacje, pokazaliśmy, że z biznesowego punktu widzenia są oni niewiarygodni. Jednak komentarz naszego lokalnego partnera był zgoła odmienny. Jego zdaniem była to osoba godna zaufania, bo jest właścicielem restauracji, w której stołuje się cały parlament.
Dla nas Europejczyków to oczywiście nie ma związku, ale dla nich w Uzbekistanie jednak jest to osoba, która jest wiarygodna i z ich punktu widzenia można z nią robić biznes. Oczywiście nasz klient nie podjął tej współpracy, bo jednak respektuje standardy europejskie a nie dalekowschodnie albo postkomunistyczne

KŚ: Poradnik „Jak sprawdzić firmę z Europy Zachodniej?” to już trzeci z wydanej przez Państwa serii. Czy sprawdzanie kontrahentów w zachodniej Europie znacznie się różni od tego jak to wygląda we wschodniej i środkowej części naszego kontynentu? Jakie są najważniejsze różnice?

KP: Wiele zależy od kraju i od dostępności źródeł rządowych. Tutaj co kraj to obyczaj. Teoretycznie w Grecji powinny obowiązywać standardy zachodnioeuropejskie, a jednak dostępność baz danych jest tam dużo mniejsza. I można by to tak dalej rozbijać na poszczególne kraje, ale są cechy wspólne jeśli chodzi o poszczególne regiony.

W Europie zachodniej świadomość na temat publikowania informacji o swojej firmie jest naturalna. Tam nikt celowo nie chowa tych informacji. Respektowane jest prawo i publikowane informacje finansowe, aktualizowane zmiany w zarządzie. Wszelkie informacje są wiarygodne i dostarczane na czas.

W Europie wschodniej jest z tym już znacznie trudniej. Tam często jest tak, że poza wpisem rejestrującym dane przedsiębiorstwo przez następnych dwadzieścia lat nie ma żadnej aktualizacji. Firma nic nie opublikowała, mimo że funkcjonuje, działa i ma się dobrze. Widać też, że firmy z Europy wschodniej które chcą współpracować z firmami z Europy zachodniej dostosowują się do tych standardów i stają się przejrzyste. Stąd też można wyciągnąć
wnioski, że jeżeli firma z Europy wschodniej nie publikuje tych danych to albo nie ma doświadczenia w relacjach biznesowych z Europą zachodnią lub celowo to ukrywa.
Powodów może być milion – począwszy od próby oszustwa po niską świadomość biznesową.

Z kolei w Europie zachodniej jeżeli ktoś nie publikuje tych danych to już jest to bardzo podejrzane. Wówczas należy to dokładniej sprawdzić, bo to zazwyczaj oznacza że coś jest na rzeczy. I może to znaczyć coś dużo gorszego niż w analogicznym przypadku w Europie wschodniej.

KŚ: Czy wybuch wojny utrudnił weryfikację ukraińskich firm?

KP: Gdy zaczynaliśmy tworzyć poradnik na temat Europy wschodniej rejestry ukraińskie były otwarte dla wszystkich. Zanim skończyliśmy poradnik rejestr firm ukraińskich został zablokowany dla osób z zagranicy i trzeba mieć specjalne loginy i IP ukraińskie żeby móc weryfikować tamtejsze przedsiębiorstwa. Ograniczenie możliwości weryfikacji kontrahentów ukraińskich to oczywiście następstwo wojny i inwigilacji ze strony Rosji.

W tym momencie samodzielne sprawdzenie ukraińskiego podmiotu jest więc bardzo trudne. Jeżeli chce się rzetelnie zweryfikować kontrahenta i mieć co do niego pewność to konieczne jest posiłkowanie się lokalnymi partnerami lub ewentualnie polskimi firmami współpracującymi z ukraińskimi.

KŚ: Czy można powiedzieć że współpraca z kontrahentami z jakiś konkretnych regionów bywa bardziej ryzykowna niż np. o Europy Zachodniej?

KP: Tak, zdecydowanie we wszystkich regionach rosyjskojęzycznych należy zachować wzmożoną czujność. Jednak te postkomunistyczne nawyki zostają. Ktoś kto prowadził biznes w latach 90. w Polsce może sobie wyobrazić jak wygląda rynek wschodni. Szczególnie uważnym trzeba być również w przypadku rynków dalekowschodnich, szczególnie Indii i Chin. Wszędzie tam gdzie jest inna mentalność pojawia się większa trudność w samodzielnej i w rzetelnej weryfikacji kontrahentów. Tam jest potrzebne zrozumienie rynku, zrozumienie jak działają przedsiębiorcy w danym kraju, znajomość ich języka. Dopiero wtedy można świadomie podjąć decyzję o współpracy z kontrahentami z tych krajów.

Nasze doświadczenie na przestrzeni lat pokazuje, że nieuczciwi kontrahenci wykorzystują właśnie takie czynniki jak nieznajomość języka czy brak możliwości weryfikacji na miejscu. Dlatego koloryzują, np. że pracuje u nich dużo doświadczonych osób, gdy finalnie okazuje się, że nie mają żadnej fabryki tylko po prostu korzystają z podwykonawców. Zamiast zakładu jest jedno biurko w open space i to jest cała firma. Różne są historie.

Ostatnio kontrahent poprosił nas żebyśmy jako niezależny podmiot zrobili wizytację terenową zakładu produkcyjnego w Chinach. Klient miał już takie doświadczenia, że każdy opowiada, że ma fabrykę i maszyny które spełniają jego wymagania, ale jak przychodzi co do czego to okazuje się, że kompletnie mija się to z prawdą.

Wykonaliśmy tą wizytację terenową, nasz zaufany detektyw z Chin był na miejscu. Zrobił zdjęcia, rozpoznanie i wywiad środowiskowy. Upewnił się, że to jest ich własność, że to jest faktycznie fabryka firmy którą sprawdzamy. Dopiero po takim zweryfikowaniu można z pełną świadomością podejmować decyzje na temat współpracy z kontrahentami z tak egzotycznych kierunków.

Wywiad przeprowadził redaktor PKB24 Kamil Śliwiński