Cyfrowa rewolucja w międzynarodowym transporcie odpadów. Firmy muszą przygotować się na zmiany i kary

Wytwórców, importerów oraz przewoźników odpadów w całej Europie czekają rewolucyjne zmiany w przepisach. Od 21 maja 2026 roku weszło w życie nowe rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1157, które zastępuje dotychczasowe, blisko dwudziestoletnie regulacje. Dla polskich przedsiębiorców oznacza to konieczność natychmiastowego dostosowania dokumentacji handlowej, rewizji zawartych umów oraz obowiązkowe przejście na unijny, cyfrowy system obsługi transportów DIWASS. Niedopełnienie nowych obowiązków grozi uznaniem transportu za nielegalny, co wiąże się z surowymi sankcjami administracyjnymi i karnymi.

Koniec ery papierowej i wejście systemu DIWASS

Nowe przepisy uderzają przede wszystkim w dotychczasową biurokrację i wprowadzają pełną informatyzację procedur. Zmiany obejmują nie tylko odpady niebezpieczne, ale również podmioty uczestniczące w międzynarodowym przemieszczaniu odpadów w celu ich odzysku z tzw. zielonej listy. Do tej pory transport tego typu surowców opierał się na fizycznym, papierowym dokumencie, co utrudniało bieżącą kontrolę i sprzyjało nadużyciom.

Radca prawny w kancelarii Wolf Theiss Polska Paulina Buczek zwraca uwagę na przełomowy charakter tej modyfikacji:

To największa zmiana w obszarze transgranicznego przemieszczania odpadów od wielu lat. Dotychczas transport odpadów z zielonej listy odbywał się na podstawie dokumentu papierowego – załącznika VII, który miał być dołączany do każdego przemieszczenia. Nowe rozporządzenie wprowadza obowiązek uzupełniania informacji elektronicznie, za pośrednictwem systemu DIWASS, co znacząco uszczelni system i pozwoli na większą kontrolę przedsiębiorców. Dla wielu firm oznaczać to jednak będzie konieczność przebudowy dotychczasowych procedur operacyjnych i compliance

— tłumaczy ekspertka. Unijny system cyfrowy niesie za sobą konkretne wymogi techniczne i organizacyjne:

— Elektroniczny obieg dokumentów: Odpowiedzialność za zgłoszenia zostaje przeniesiona w pełni do sieci.

— Okres przejściowy: Choć do końca 2026 roku dopuszczalne jest jeszcze korzystanie z dokumentacji papierowej, od 1 stycznia 2027 roku system DIWASS stanie się bezwzględnie obowiązkowy.

— Uszczelnienie rynku: Nowe narzędzia pozwolą organom nadzorczym na natychmiastowe wykrywanie nieprawidłowości w deklaracjach transportowych.

Rygorystyczna weryfikacja kontrahentów oraz nowe standardy umów

Rozporządzenie 2024/1157 nakłada na firmy organizujące transport odpadów obowiązek posiadania odpowiednich zezwoleń lub wpisów do rejestrów. Identyczne restrykcje dotyczą instalacji odzysku, które muszą legitymować się ważnymi decyzjami administracyjnymi. W praktyce oznacza to, że polskie firmy wysyłające odpady za granicę będą musiały skrupulatnie weryfikować status prawny swoich zagranicznych partnerów biznesowych.

Sytuację dodatkowo komplikuje fakt, że każde państwo członkowskie UE stosuje własne, wewnętrzne instrumenty reglamentacji gospodarki odpadami. Polscy przedsiębiorcy będą zmuszeni potwierdzać m.in. wpisy w Bazie Danych o Produktach i Opakowaniach oraz o Gospodarce Odpadami (BDO). Jeśli transport zostanie zorganizowany przez podmiot nieposiadający wymaganych uprawnień w kraju docelowym, zostanie on automatycznie uznany za nielegalne przemieszczanie odpadów.

Kolejnym wyzwaniem jest konieczność modyfikacji kontraktów handlowych. Nowe przepisy precyzyjnie rozróżniają odbiorcę odpadów od prowadzącego instalację odzysku. W przypadku, gdy są to dwa różne podmioty, prawo wymaga zawarcia specjalnej umowy trójstronnej.

Paulina Buczek z kancelarii Wolf Theiss podkreśla, że dotychczasowe szablony dokumentów stają się niewystarczające:

W praktyce wiele firm będzie musiało zaktualizować swoje umowy i procedury związane z transgranicznym przemieszczaniem odpadów. Dotychczas stosowana dokumentacja często nie spełnia wszystkich nowych wymogów wskazanych wprost w art. 18 ust. 10 rozporządzenia 2024/1157, w szczególności nie obejmuje informacji o ilości odpadów, jaka będzie przemieszczana na podstawie umowy. Konieczne więc będzie prawidłowe oszacowanie ilości wysyłanych odpadów – tak, aby nie było potrzeby zawierania nowej umowy przed każdym transportem odpadów.

— wyjaśnia prawniczka.

Tysiące firm pod lupą i walka z szarą strefą

Skala wdrożonych zmian jest ogromna i wpłynie na kondycję kilku tysięcy przedsiębiorstw działających w Polsce w sektorach recyklingu, logistyki oraz obrotu surowcami wtórnymi. Zgodnie z oficjalnymi danymi GUS i GIOŚ, polski rynek transgraniczny charakteryzuje się bardzo dużą dynamiką – w 2024 roku legalnie sprowadzono do kraju ponad 199 tysięcy ton odpadów, natomiast wyeksportowano blisko 574 tysiące ton.

Eksperci ostrzegają, że czas przeznaczony na wdrożenie nowych procedur kurczy się niezwykle szybko, a odkładanie digitalizacji na ostatni moment może sparaliżować działalność operacyjną firm.

W ocenie Pauliny Buczek z kancelarii Wolf Theiss przedsiębiorcy nie mają czasu do stracenia:

Firmy nie powinny traktować okresu przejściowego jako czasu na odkładanie przygotowań. Rejestracja w DIWASS, organizacja obiegu dokumentów, wyznaczenie odpowiedzialności po stronie przewoźników, odbiorców czy instalacji odzysku – to procesy wymagające czasu. Podmioty, które zaczną przygotowania dopiero pod koniec roku, mogą mieć problem z płynnym dostosowaniem działalności do nowych wymogów

— ostrzega ekspertka. Głównym celem unijnego ustawodawcy jest pełna transparentność i wyeliminowanie z rynku podmiotów, które bazowały na lukach w papierowym nadzorze. Cyfryzacja całego łańcucha dostaw w systemie DIWASS oraz uszczegółowienie przepisów dotyczących nielegalnego przemieszczania odpadów mają docelowo umożliwić skuteczną i bezkompromisową kontrolę przepływu surowców w całej Europie.