Widełki płacowe obowiązkowe jeszcze w tym roku. Start zmian zapowiadany na 24 grudnia

Od 24 grudnia 2025 r. mają wejść w życie pierwsze obowiązki wynikające z unijnej dyrektywy o przejrzystości wynagrodzeń. Polskie firmy mają zaledwie kilka tygodni, by przygotować widełki płacowe, ujednolicić nazwy stanowisk i uporządkować dane HR – a jednocześnie zamknąć rok, którego wyniki posłużą do pierwszego publicznego raportu o luce płacowej już w 2027 r.

Przejrzystość wynagrodzeń – pierwsze zmiany już 24 grudnia 2025. Polskie firmy mają kilka tygodni na dostosowanie. Od 24 grudnia 2025 r. pracodawcy będą musieli ujawniać widełki płacowe w ofertach pracy oraz ustalić nazwy stanowisk neutralnie płciowo – wynika z propozycji polskiej ustawy. To także ostatni moment na wprowadzenie zmian w organizacjach przed rozpoczęciem okresu, który będzie podlegał pierwszemu raportowaniu w 2027 roku. Dane z globalnego badania Aon pokazują skalę wyzwania: tylko 13% europejskich organizacji uważa się za gotowych na wprowadzenie przejrzystości wynagrodzeń, a aż 29% przyznaje, że ich poziom gotowości nie poprawił się w ciągu ostatnich 12 miesięcy.

Polska ustawa o przejrzystości wynagrodzeń częściowo ma wejść w życie już w grudniu. Od tego momentu w ofertach pracy lub przed pierwszą rozmową kwalifikacyjną pracodawca będzie musiał ujawnić początkową wysokość wynagrodzenia lub widełki płacowe. Ogłoszenia i nazwy stanowisk będą musiały być neutralne płciowo, a pracodawca nie będzie mógł pytać kandydata o jego poprzednie wynagrodzenie.

Z badania Aon Global Pay Transparency Study 2025 wynika, że tylko 24% europejskich firm przeprowadziło niezależną analizę równości wynagrodzeń w ciągu ostatnich 12-18 miesięcy, a 13% nigdy tego nie robiło. Obecnie 64% europejskich firm ma widełki płacowe, ale nie komunikuje ich pracownikom. 

– Mamy dosłownie kilka tygodni, by przygotować się do pierwszych zmian, i maksymalnie jeden cykl płacowy, by wdrożyć solidne struktury przed pełną transpozycją dyrektywy UE do prawa w czerwcu 2026 roku 

– wyjaśnia Karolina Hernik, Employee Benefit Practice Leader w Aon Polska.

Dlaczego grudzień jest kluczowy?

Koniec 2025 roku ma podwójne znaczenie. Od 24 grudnia wchodzą przepisy, które natychmiast wpłyną na rekrutację i komunikację z pracownikami. To także ostatnia okazja na korekty wynagrodzeń przed 2026 rokiem, którego dane posłużą do pierwszego publicznego raportu o luce płacowej w 2027 roku.

Pełna transpozycja dyrektywy UE nastąpi w czerwcu 2026. Firmy zatrudniające co najmniej 250 osób będą raportować co roku, a organizacje zatrudniające od 100 do 249 pracowników – co 3 lata (pierwszy raport w 2031 roku).

Co trzeba przygotować już teraz?

Pilny audyt obecnego stanu, który powinien zakończyć się do końca listopada, musi obejmować analizę luki płacowej, przegląd architektury stanowisk oraz ocenę jakości danych w systemach HR. Warto również zweryfikować benefity, ponieważ ich wartość będzie podlegała raportowaniu.

– Firmy, które do tej pory nie miały formalnych widełek płacowych, muszą je stworzyć w ciągu najbliższych tygodni. Potrzebna jest analiza rynku, przegląd wewnętrznych stanowisk i uzgodnienia z zarządem 

– podkreśla Karolina Hernik.

Dyrektywa UE wymaga neutralnych pod względem płci, obiektywnych kryteriów oceny wartości pracy. Obecnie tylko 48% firm w Europie stosuje takie metodologie konsekwentnie. Wartościowanie pracy musi uwzględniać minimum cztery czynniki: umiejętności, wysiłek, odpowiedzialność i warunki pracy.

Komunikacja – ryzyko czy szansa?

Właściwie zarządzona przejrzystość może stać się elementem employer brandingu i narzędziem budowania zaufania. Problem w tym, że tylko 9% europejskich firm uważa, że pracownicy w pełni rozumieją politykę wynagrodzeń.

– Jeśli i tak musimy wprowadzić te zmiany, warto poświęcić czas, by zrobić to dobrze. Przejrzystość wynagrodzeń może być narzędziem zwiększającym zaangażowanie, jeśli odpowiednio przygotujemy komunikację 

– podkreśla Przemysław Gołoś, dyrektor ds. rozwoju biznesu w Aon Polska.

Według badania Aon, 80% europejskich organizacji nie ma strategii komunikacji związanej z przejrzystością wynagrodzeń. Z tych 20%, które ją opracowały, 75% uwzględnia szkolenia dla menedżerów, ale tylko 21% ma plan radzenia sobie z oporem liderów i pracowników.

Koszty opóźnienia

Czekanie niesie konkretne ryzyka. Z perspektywy finansowej to kary od 1 000 do 30 000 zł już od 24 grudnia 2025, pełne odszkodowania dla dyskryminowanych pracowników oraz koszty procesów sądowych, gdzie ciężar dowodu leży po stronie pracodawcy.

Od 2027 roku firmy będą publikować raporty o lukach płacowych, co może prowadzić do presji społecznej i medialnej. Kandydaci będą porównywać oferty różnych pracodawców po widełkach płacowych, co utrudni rekrutację firmom nieprzygotowanym.

Z perspektywy operacyjnej opóźnienie oznacza chaos komunikacyjny, konieczność szybkich korekt oraz demotywację zespołów. Firmy, które nie zdążą przygotować się do 24 grudnia, mogą mieć problemy prawne od pierwszego dnia.

Plan działania

Ostatnie tygodnie roku to moment przeprowadzenia analizy gotowości, identyfikacji luk i określenia widełek płacowych. Grudzień to ostatnia szansa na korekty wynagrodzeń, przygotowanie procesów rekrutacyjnych i przeszkolenie rekruterów oraz menedżerów. W pierwszym kwartale 2026 roku należy wdrożyć nowe struktury i skomunikować zmiany pracownikom.

– Nie ma już czasu na czekanie. Organizacje, które zaczną działać teraz, mogą sprawnie wdrożyć zmiany i skorzystać z przejrzystości jako elementu EVP. Te, które będą czekać do 24 grudnia, mogą znaleźć się w bardzo trudnej sytuacji. Za niespełna dwa miesiące przejrzystość wynagrodzeń stanie się rzeczywistością – a na przygotowania zostało kilka tygodni  

– podsumowuje Przemysław Gołoś.

***

O badaniu: Globalne badanie Aon Global Pay Transparency Study 2025 przeprowadzono w marcu 2025 r. W europejskiej części wzięło udział 401 organizacji z różnych branż i krajów UE.