Te dwie korzyści z KSeF cieszą polskie firmy. Księgowi zachowują jednak czujność

Wdrażanie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wciąż budzi liczne kontrowersje, jednak eksperci wskazują na dwa kluczowe aspekty, które mogą realnie usprawnić funkcjonowanie polskich przedsiębiorstw. Największe nadzieje budzi rekordowe skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT oraz definitywny koniec ery papierowej archiwizacji dokumentów. Choć zmiany te wydają się korzystne, dla branży księgowej oznaczają one konieczność całkowitego przemodelowania dotychczasowej współpracy z klientami.

Zwrot VAT w 40 dni jako wyzwanie dla biur rachunkowych

Dla wielu przedsiębiorców kluczową korzyścią z wejścia w system KSeF będzie poprawa płynności finansowej. Nowe przepisy zakładają, że dla faktur ustrukturyzowanych podstawowy termin zwrotu podatku VAT zostanie skrócony o jedną trzecią – z obecnych 60 do zaledwie 40 dni. Ta zmiana, choć entuzjastycznie przyjmowana przez biznes, budzi obawy osób odpowiedzialnych za rozliczenia.

Monika Piątkowska, doradca podatkowy e-pity.pl i fillup.pl, zwraca uwagę na fundamentalną zmianę roli księgowego, który z analityka danych historycznych staje się kluczowym ogniwem w zarządzaniu bieżącą gotówką firmy:

Rola biura rachunkowego zmieni się fundamentalnie. Z funkcji historycznej, polegającej na raportowaniu zdarzeń przeszłych, biuro przekształca się w aktywnego uczestnika procesu zarządzania płynnością finansową klienta. Klienci, świadomi tej możliwości, będą oczekiwać jej natychmiastowego wykorzystania. Wygeneruje to bezpośrednią presję na biuro, aby deklaracje podatkowe były składane jak najszybciej, gdyż faktury zarówno sprzedażowe, jak i kosztowe będą dostępne w KSeF już w momencie ich wystawienia. W takim przypadku każdy błąd lub zwłoka po stronie biura będą miały bezpośredni, negatywny wpływ na stan gotówki klienta.

Ekspertka dodaje, że zmieni to dynamikę relacji z klientem, który zamiast o poprawność rozliczeń, będzie pytał przede wszystkim o to, dlaczego przelew z urzędu jeszcze nie wpłynął na konto.

Koniec z archiwizacją i papierowym chaosem

Drugim filarem optymizmu jest całkowita cyfryzacja dokumentacji. KSeF będzie pełnił rolę centralnego repozytorium, przechowując faktury przez okres 10 lat. Dla firm oznacza to realne oszczędności finansowe oraz odzyskanie przestrzeni biurowej zajmowanej dotychczas przez segregatory.

Automatyzacja procesu obiegu dokumentów ma również wyeliminować błędy, które do tej pory były codziennością w działach finansowych.

Centralna baza danych nie tylko eliminuje ryzyko zgubienia czy zniszczenia faktury, ale też kładzie kres duplikatom. Każda faktura w systemie jest bowiem unikalna i dostępna dla obu stron transakcji. Razem z klientami liczymy, że dzięki temu KSeF realnie zwiększy porządek w dokumentacji i jej bezpieczeństwo. System uwolni nasz czas, przestrzeń i budżet

– ma nadzieję Monika Piątkowska.

Cyfryzacja wymusi na biurach rachunkowych przyjęcie bardziej proaktywnej postawy. Obie strony transakcji będą musiały pracować ze sobą ściślej i wymieniać informacje niemal w czasie rzeczywistym. Choć KSeF zdejmuje z barków firm ciężar logistyczny, nakłada na nie nowe obowiązki komunikacyjne i wymaga większej dyscypliny w terminowym wystawianiu oraz akceptowaniu faktur.