Reforma PIP: Decyzja Inspektora będzie mogła sprawić, że zatrudnienie cudzoziemca przestanie być legalne

Planowana na 1 stycznia 2026 roku nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) ma szansę znacząco wstrząsnąć polskim rynkiem pracy. Kluczową zmianą jest przyznanie inspektorowi pracy uprawnienia do wydawania decyzji administracyjnej, która z mocy prawa przekształci umowę cywilnoprawną (zlecenie lub B2B) w umowę o pracę, także z datą wsteczną (maksymalnie do trzech lat). Jest to fundamentalna zmiana, gdyż dotychczas inspektor mógł jedynie zarekomendować przekształcenie lub skierować sprawę do sądu, którego rozstrzygnięcia ciągnęły się latami. Po zmianie przepisów, od momentu doręczenia decyzji, pracodawca będzie musiał traktować daną osobę jako pełnoetatowego pracownika, zapewniając jej wszystkie kodeksowe prawa i świadczenia. Co więcej, nastąpi odwrócenie ról: to firma będzie musiała udowodnić, że decyzja inspektora jest błędna, a argument, że obie strony „chcą zlecenia”, nie będzie wystarczający.

Efekty reformy dla pracodawców i gospodarki

Nowelizacja może przynieść konsekwencje finansowe, które odbiją się na całym rynku. Reforma uderzy przede wszystkim w branże, które latami budowały model tzw. quasi-etatu na umowach cywilnoprawnych, takie jak IT, logistyka, budownictwo, handel detaliczny czy ochrona. Artur Kornatowski, Legal&Administrative Manager w Smart Solutions HR, zwraca uwagę, że:

Tak daleko idąca rola inspektora w ustalaniu istnienia stosunku pracy to nowość w polskim systemie prawnym, która może w znacznym stopniu zmienić zasady gry.

Ryzyko związane z możliwością wstecznego przekształcenia umowy zlecenia w umowę o pracę może skutkować ograniczeniem stosowania umów cywilnoprawnych, co z kolei doprowadzi do wyższych kosztów zatrudnienia. Może to wpłynąć na wzrost cen usług i towarów, potencjalnie ponownie rozpędzając inflację. Dla wielu pracowników zmiana ta oznacza oczywiście poprawę sytuacji indywidualnej, w tym pełną ochronę prawa pracy, prawo do urlopu, zasiłku chorobowego oraz wyrównania za minione lata (np. ekwiwalenty za niewykorzystane urlopy).

Cudzoziemcy w grupie największego ryzyka

Niestety, najdotkliwiej reformę mogą odczuć cudzoziemcy pracujący w Polsce. Ich prawo do pracy i pobytu jest sztywno powiązane z warunkami wskazanymi w dokumentach legalizujących zatrudnienie, takich jak zezwolenie na pracę, oświadczenie czy decyzja pobytowa, w tym z rodzajem umowy. Jeśli inspektor PIP uzna, że umowa zlecenia cudzoziemca powinna być etatem i wyda decyzję o przekształceniu, powstaje natychmiastowa niespójność prawna. Artur Kornatowski ostrzega, że:

Dla Polaka decyzja PIP to głównie zmiana tytułu ubezpieczenia. Dla cudzoziemca może to być kwestia „być albo nie być” w Polsce.

Oznacza to, że dalsze świadczenie pracy staje się nielegalne aż do momentu uzyskania nowego zezwolenia na pracę, co w czasie oczekiwania na dokumenty może pozbawić obcokrajowca źródła dochodu. Ekspert podkreśla, że ustawodawca nie przewidział specjalnej, przyspieszonej ścieżki dla sytuacji, w których to państwowy organ z dnia na dzień zmienia formę zatrudnienia. Skutkiem dla firm intensywnie zatrudniających cudzoziemców może być ryzyko paraliżu operacyjnego.

Zapobieganie i przygotowanie do zmian

Czekanie na pierwszą kontrolę PIP jest najgorszą możliwą strategią. Artur Kornatowski podkreśla, że:

Firmy, które już dziś podejmują działania prewencyjne, mogą wejść w nowy rok z dużo większą pewnością i odpornością na ewentualne ryzyka.

Pracodawcy, zwłaszcza ci zatrudniający cudzoziemców, powinni niezwłocznie przeprowadzić audyt wszystkich umów cywilnoprawnych i kontraktów B2B, weryfikując ryzyko ich zakwestionowania. Równolegle należy sprawdzić dokumenty legalizujące pracę, a także przygotować plan „dnia zero” na wypadek decyzji inspektora, obejmujący gotowe wzory umów o pracę, procedury szybkiego zgłoszenia zmian do ZUS i ścieżki niezwłocznego składania nowych wniosków o zezwolenia na pracę. Niezbędna jest także ścisła współpraca działów HR z działami legalizacji pobytu oraz konsekwentna komunikacja z cudzoziemcami, aby budować zaufanie i poczucie bezpieczeństwa zatrudnienia.