Przedsiębiorco, jesteś zarejestrowany w KRS? Ważny termin już jutro

Poczta Polska przypomina przedsiębiorcom zarejestrowanym w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) o zbliżającym się terminie – 1 kwietnia 2025 roku. Tego dnia obowiązek korzystania z systemu e-Doręczeń zostanie rozszerzony na firmy wpisane do KRS przed początkiem bieżącego roku. To kolejny krok w kierunku cyfrowej transformacji, która stopniowo wypiera tradycyjną, papierową korespondencję.

Era listów i awizo odchodzi w zapomnienie, ustępując miejsca nowoczesnym rozwiązaniom. Wdrażanie e-Doręczeń to nie tylko konieczność dostosowania się do nowych regulacji, ale także okazja do skorzystania z zalet digitalizacji.

Jak podkreśla Poczta Polska, system jest intuicyjny i gotowy na nowych użytkowników.

Nasze dotychczasowe doświadczenia są pozytywne, a system jest gotowy na przyjęcie nowych użytkowników, oferując im nie tylko efektywność, ale i dostęp do nowoczesnych narzędzi zarządzania korespondencją

– mówi Kinga Dobrzyń, dyrektorka Biura Analiz i Cyfryzacji Procesów Poczty Polskiej.

Jak dołączyć do e-Doręczeń?

Proces założenia skrzynki w systemie e-Doręczeń (ADE) jest prosty, darmowy i nie wymaga wizyty w urzędzie. Wystarczy kilka kroków, by zacząć korzystać z cyfrowej korespondencji:

1. Zaloguj się do swojego Konta Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl – to punkt startowy.
2. Złóż wniosek o założenie adresu do e-Doręczeń – możesz to zrobić podczas rejestracji firmy (wpis do CEIDG lub KRS) lub aktualizacji danych, jeśli Twoja firma działała przed 1 stycznia 2025 r.
3. Podpisz wniosek elektronicznie – możesz użyć podpisu osobistego, zaufanego lub kwalifikowanego.
4. Aktywuj adres – po zatwierdzeniu przez publicznego dostawcę Twój adres trafi do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), a Ty otrzymasz dostęp do bezpłatnej skrzynki.
5. Aktywuj skrzynkę – instrukcja przyjdzie e-mailem, a po jej wykonaniu będziesz mógł odbierać i wysyłać wiadomości.

Co zyskujesz dzięki e-Doręczeniom?

Posiadanie adresu ADE otwiera drzwi do prawnie wiążącej korespondencji elektronicznej, równoważnej tradycyjnym listom poleconym z potwierdzeniem odbioru. System już od początku 2025 roku obejmuje instytucje publiczne, takie jak samorządy czy urzędy skarbowe, oraz zawody zaufania publicznego – adwokatów, radców prawnych czy księgowych.

Dodatkowo, za pomocą skrzynki ADE można aktywować usługę e-Polecony, oferowaną przez Pocztę Polską. Umożliwia ona wymianę korespondencji między podmiotami niepublicznymi, np. przedsiębiorcami a osobami fizycznymi. W odróżnieniu od e-Doręczeń, które służą komunikacji z sektorem publicznym, e-Polecony to rozwiązanie dla kontaktów prywatnych.

Dlaczego warto?

E-Doręczenia niosą za sobą wiele korzyści:

1. Bezpieczeństwo – zaawansowane szyfrowanie i jednoznaczna identyfikacja nadawcy oraz odbiorcy gwarantują poufność.
2. Integralność danych – przesyłane informacje pozostają niezmienione.
3. Dowody nadania i odbioru – wiadomości mają wartość dowodową uznawaną przez instytucje państwowe.
4. Wygoda – pełna historia korespondencji i dostęp do danych o wysyłce z dowolnego miejsca z internetem.
5. Elastyczność – zarządzanie korespondencją o każdej porze dnia.

Czas na zmiany

Digitalizacja korespondencji to nieunikniony trend. Do tej pory w systemie założono blisko milion skrzynek ADE, za pomocą których wysłano ponad 11 milionów przesyłek. Docelowo e-Doręczenia mają całkowicie zastąpić papierowe listy polecone, eliminując konieczność odbierania awizo. Przedsiębiorcy, którzy jeszcze nie dołączyli do systemu, powinni działać już teraz, by uniknąć problemów po 1 kwietnia.

Szczegółowe informacje o e-Doręczeniach, instrukcje oraz odpowiedzi na pytania można znaleźć na stronie Biznes.gov.pl lub uzyskać pod numerem infolinii Poczty Polskiej: (+48) 438 420 600. Cyfrowa przyszłość korespondencji zaczyna się już dziś – warto być na nią przygotowanym.