Excel w firmie: Drobny błąd, wielka strata. Jak unikać kosztownych pomyłek?

W Dzień Arkusza Kalkulacyjnego, obchodzony 17 października, warto spojrzeć na Excela nie tylko jako sprzymierzeńca, ale i potencjalne źródło strat. Jeden błąd w formule może kosztować firmę setki tysięcy złotych. Marta Kobińska, ekspertka finansowa i założycielka Create the Flow, radzi, jak uporządkować arkusze, by wspierały decyzje MŚP zamiast generować ryzyko.

Filar na który trzeba uważać

Excel to filar finansów w małych i średnich firmach, ale bez odpowiednich procedur staje się pułapką. Raport PARP 2025 pokazuje, że 72% małych firm nie ma sformalizowanego raportowania finansowego, a ponad połowa przechowuje dane w rozproszonych arkuszach bez wersjonowania. To prosta droga do błędów, które zaburzają decyzje inwestycyjne czy płynność.

Arkusz bez zasad to bomba z opóźnionym zapłonem.

– ostrzega Marta Kobińska, Create the Flow.

Najczęstsze pułapki w arkuszach

Ekspertka wskazuje cztery główne błędy: brak kontroli wersji, ręczne wpisywanie danych, niespójne założenia w prognozach i brak walidacji danych wejściowych. Skutki? Błędne prognozy przychodów, zaburzone budżety i decyzje oparte na nieaktualnych danych, które ujawniają się dopiero, gdy płynność firmy słabnie.

Błędy w arkuszu mogą ujawnić się dopiero po miesiącach, gdy budżet przestaje się spinać.

– mówi Kobińska.

Jak okiełznać Excela?

Rozwiązaniem nie jest porzucenie Excela, lecz jego mądre wykorzystanie. Kobińska proponuje:

• Szablony i makra: Gotowe modele z walidacją minimalizują błędy w formułach.
• Single source of truth: Integracja z ERP czy CRM eliminuje duplikację danych.
• Automatyzacja raportowania: Dashboardy w Power Query przyspieszają analizy.
• Peer review: Weryfikacja przez drugą osobę wyłapuje pomyłki przed ich skutkami.

Firmy z automatycznym raportowaniem reagują na zmiany płynności nawet o 40% szybciej – wynika z raportu Business in Małopolska 2025.

Od liczb do strategii

Dobrze zarządzany Excel to nie tylko liczby, ale mapa drogowa firmy. Standardy raportowania, automatyzacja i szkolenia zespołu przekształcają arkusz w narzędzie strategiczne.

Dobrze zarządzony arkusz to mapa firmy – pokazuje, dokąd zmierzamy i gdzie reagować.

– podsumowuje Marta Kobińska.