Jeden niewłaściwy dokument może oznaczać milionowe straty dla firmy

Mimo powszechnej cyfryzacji, w wielu organizacjach chaos dokumentowy wciąż pozostaje jednym z największych hamulców rozwoju. Pliki krążą w mailach, na dyskach i komunikatorach, wersje się dublują, a odpowiedzialność za zmiany rozmywa. Eksperci ostrzegają, że w dobie rosnącej liczby regulacji prawnych, brak kontroli nad cyklem życia dokumentu to już nie tylko problem organizacyjny, ale realne ryzyko finansowe i prawne.

Gdy pliki zaczynają żyć własnym życiem

Przez lata firmy próbowały radzić sobie z dokumentacją za pomocą folderów sieciowych czy narzędzi do współdzielenia plików. Wraz ze wzrostem skali organizacji, komunikacja rozprasza się jednak między różnymi kanałami. W praktyce obieg informacji często polega na przesyłaniu załączników, poprawianiu ich lokalnie i odsyłaniu dalej, co błyskawicznie prowadzi do utraty kontroli nad tym, która wersja jest tą ostateczną.

Dr Przemysław Sołdacki, CEO AMODIT i ekspert w dziedzinie digitalizacji, zaznacza:

Mail świetnie nadaje się do komunikacji, ale nie do zarządzania dokumentami. Jeśli nie mamy systemu wyspecjalizowanego w pilnowaniu dokumentów i ich obiegu, to chaos prędzej czy później się pojawi.

Kontrola wersji jako kwestia bezpieczeństwa

Użycie niewłaściwej wersji dokumentu może mieć opłakane skutki, zwłaszcza w przypadku kontraktów handlowych czy dokumentacji finansowej. Pomyłka w treści umowy, która była negocjowana przez tygodnie, może kosztować firmę miliony złotych. Równie krytyczna jest ochrona danych kadrowych i osobowych. Brak ścisłej kontroli dostępu oraz historii zmian naraża organizację na kary związane z naruszeniem RODO oraz wycieki informacji wrażliwych.

Właśnie tutaj kluczową rolę odgrywają systemy klasy DMS (Document Management System). Pozwalają one dokładnie prześledzić, co działo się z plikiem, kto go modyfikował i kiedy. Jak podkreśla ekspert, brak historii zdarzeń uniemożliwia nawet poprawną diagnozę problemu, gdy dojdzie do pomyłki lub nadużycia.

Sygnały ostrzegawcze: zarząd musi widzieć dane, a nie deklaracje

Uporządkowanie dokumentów to często pierwszy krok do pełnej automatyzacji procesów biznesowych. W dużych organizacjach bez systemowego wsparcia zarządzanie zaczyna opierać się na deklaracjach pracowników, a nie na twardych faktach.

Kiedy Twoja firma potrzebuje zmian? Główne sygnały ostrzegawcze to:

• Brak pewności, która wersja dokumentu jest aktualna,
• Procesy decyzyjne „ukryte” wyłącznie w skrzynkach mailowych pracowników,
• Brak możliwości szybkiego audytu dostępu do danych wrażliwych,
• Trudności w odnalezieniu kluczowych pism w sytuacjach kryzysowych.

Jeśli zarząd musi opierać się na deklaracjach zamiast na danych z systemu, to jest bardzo silny sygnał ostrzegawczy. Przy większej skali bez takich narzędzi bardziej zgadujemy, gdzie jesteśmy, niż jesteśmy w stanie to sprawdzić – podsumowuje dr Przemysław Sołdacki.