Ukrainiec mieszka i pracuje w Polsce, ale podatki płaci w Ukrainie. Fiskus może się upomnieć o swoje

Tysiące obywateli Ukrainy, którzy po wybuchu wojny przenieśli swoje życie do Polski i kontynuują pracę zdalną dla rodzimych pracodawców, znalazło się w poważnym niebezpieczeństwie prawno-finansowym. Masowy mit, że podatki należy odprowadzać wyłącznie w kraju rejestracji spółki, prowadzi do drastycznych zaległości podatkowych nad Wisłą. Krajowe urzędy skarbowe coraz skrupulatniej weryfikują rezydencję podatkową cudzoziemców, a brak reakcji ze strony pracowników grozi nie tylko gigantycznymi odsetkami, ale i zarzutami karno-skarbowymi.

Pułapka zdalnego etatu. Kijowski pracodawca nie zwalnia z polskiego PIT

Problem dotyczy w szczególności wysokiej klasy specjalistów z sektora IT, finansów oraz usług eksperckich, którzy fizycznie mieszkają w Warszawie, Krakowie czy we Wrocławiu, ale ich pracodawca ma siedzibę w Kijowie lub we Lwowie. Doradcy podatkowi alarmują, że wielu z tych pracowników od ponad trzech lat nie złożyło w Polsce żadnej deklaracji dochodowej, błędnie zakładając, że automatyczne potrącanie podatków przez ukraiński system skarbowy zamyka sprawę.

Tomasz Prokurat wskazuje na fundamentalne niezrozumienie przepisów przez migrantów zarobkowych:

Wielu Ukraińców żyje dziś w przekonaniu, że skoro podatek pobiera ukraiński pracodawca, to temat polskiego PIT ich nie dotyczy. Tymczasem po przekroczeniu 183 dni pobytu w Polsce albo przeniesieniu tutaj centrum interesów życiowych sytuacja podatkowa może zmienić się diametralnie. Dla polskiego fiskusa istotne są dwa pytania: czy dana osoba jest polskim rezydentem podatkowym oraz gdzie faktycznie wykonywana jest praca. Jeżeli odpowiedź na pierwsze pytanie brzmi „tak”, a na drugie: „w 100% z terytorium Polski”, to bez wątpliwości powstaje obowiązek rozliczenia podatku od tego wynagrodzenia w Polsce. Co więcej, opodatkowanie w Polsce będzie mieć miejsce również w wielu przypadkach, gdy tylko na jedno z tych pytań odpowiedź jest twierdząca. Polsko-ukraińska umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania przewiduje, że dochód z pracy najemnej wykonywanej w Polsce może być opodatkowany w Polsce, nawet gdy wykonuje ją osoba, która nie jest w niej rezydentem podatkowym, a Ukraina może nadal uważać taką osobę za swojego rezydenta. Od strony technicznej powinien zadziałać mechanizm eliminacji podwójnego opodatkowania, ale nie dzieje się to automatycznie.

Magiczna granica 183 dni i analiza rachunków telefonicznych

Zgodnie z polskim ustawodawstwem, status rezydenta podatkowego w Rzeczypospolitej zyskuje każdy, kto spełnia przynajmniej jeden z dwóch twardych warunków:

— przebywa na terytorium kraju dłużej niż 183 dni w roku kalendarzowym,

— posiada tutaj tzw. centrum interesów życiowych (rozumiane jako wynajmowane mieszkanie, obecność najbliższej rodziny, edukacja dzieci w lokalnych szkołach czy posiadanie głównego źródła utrzymania).

Urzędnicy skarbowi posiadają coraz bardziej zaawansowane narzędzia do weryfikacji rzeczywistego miejsca pobytu podatnika. Służby skarbowe mogą szczegółowo badać m.in. historię transakcji na kontach bankowych, lokalizację opłacanych rachunków za media, a nawet to, z jakimi operatorami sieci komórkowych cudzoziemiec podpisał długoterminowe umowy abonamentowe.

Mateusz Zubik zwraca uwagę na rygorystyczne procedury weryfikacyjne:

Należy pamiętać, że organy podatkowe mogą skrupulatnie przeanalizować stan faktyczny danego rezydenta, czyli w jakim kraju posiada konta bankowe, gdzie opłacane są rachunki lub nawet z jakimi operatorami sieci komórkowych posiada umowy. Te z pozoru drobne aspekty mogą mieć zasadniczy wpływ na to, jaka rezydencja podatkowa faktycznie zostanie wpisana w rejestr.

Upadające mity. Zapłacony podatek w Ukrainie nie chroni przed polską skarbowką

Wśród społeczności ukraińskiej powszechne są dwa niebezpieczne mity. Pierwszy to przekonanie o nietykalności dochodów ze względu na odprowadzenie daniny w Kijowie. W rzeczywistości umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania nie działają automatycznie. Podatnik musi samodzielnie i prawidłowo złożyć zeznanie roczne przed polskim urzędem skarbowym i dopiero w nim wykazać oraz odpowiednio odliczyć podatek zapłacony poza granicami Polski. Ignorowanie tego obowiązku rodzi sytuację, w której Ukraina pobiera swoje udziały, a polski urząd i tak nalicza zaległość podatkową wraz z karnymi odsetkami.

Mariana Zubryk podkreśla skalę trudności, z jakimi zmagają się działy kadr i agencje zatrudnienia:

Sam fakt pracy w Polsce nie zawsze oznacza, że powstaje obowiązek pełnego rozliczania wszystkich dochodów w Polsce, jednak po przekroczeniu 183 dni pobytu lub przeniesieniu centrum interesów życiowych sytuacja podatkowa może się całkowicie zmienić. Z perspektywy agencji pracy tymczasowej to obecnie jeden z najczęstszych problemów przy rozliczeniach PIT pracowników z Ukrainy. Przykładowo, pracownik często mieszka i pracuje w Polsce przez większą część roku, ale nadal uważa, że rozlicza się wyłącznie na Ukrainie. W efekcie pojawiają się zaległości podatkowe, błędy w deklaracjach lub konieczność składania korekt. Kluczowe są również prawidłowa analiza rezydencji podatkowej, bieżąca kontrola dokumentów oraz edukacja pracowników już na etapie rozpoczęcia współpracy.

Drugim mitem jest przekonanie, że o prawie do podatku decyduje narodowość pracodawcy. Dla polskiej ordynacji podatkowej kluczowa jest lokalizacja, z której pracownik fizycznie stuka w klawiaturę komputera. Jeżeli wykonuje obowiązki z pokoju w Warszawie, jego dochód podlega polskim przepisom, bez względu na to, czy firma mieści się w Kijowie, Londynie czy Berlinie.

Widmo sankcji karnych i ryzyko powstania „zakładu podatkowego”

Skutki długofalowych zaniedbań podatkowych mogą okazać się rujnujące dla domowych budżetów. Przy wysokich zarobkach, typowych chociażby dla inżynierów oprogramowania, wieloletnie zaległości powiększone o karne odsetki mogą urosnąć do kilkudziesięciu lub kilkuset tysięcy złotych. Ponadto, świadome i długotrwałe nieujawnianie przed organami podatkowymi faktycznych dochodów przy jednoczesnym stałym zamieszkiwaniu w Polsce wyczerpuje znamiona przestępstwa bądź wykroczenia karno-skarbowego.

Co niezwykle istotne, ryzyko rozlewa się również na same ukraińskie przedsiębiorstwa. Jeżeli polski fiskus udowodni, że kluczowi menedżerowie lub duża część zespołów deweloperskich danej firmy na stałe zarządza procesami biznesowymi z terytorium Polski, może uznać, że zagraniczna spółka utworzyła nad Wisłą tzw. zakład podatkowy. Taka decyzja pociąga za sobą bezwzględny nakaz rozliczania podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) w Polsce przez ukraińskie podmioty gospodarcze.

Eksperci radzą, aby jak najszybciej podjąć kroki naprawcze: precyzyjnie podliczyć dni spędzone w kraju, przeanalizować formalny status centrum interesów życiowych i w razie wykrycia nieprawidłowości — samodzielnie złożyć zaległe deklaracje PIT oraz skorygować model współpracy z zagranicznym pracodawcą. Dobrowolne zgłoszenie błędu i złożenie tzw. czynnego żalu pozwala w większości przypadków uniknąć dotkliwych sankcji karnych, podczas gdy czekanie na oficjalne wezwanie z urzędu skarbowego drastycznie ogranicza pole manewru.