Tylko 2 na 5 firm zdążyło przygotować się na KSeF

Od 1 kwietnia Krajowy System e-Faktur (KSeF) stał się obowiązkiem dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw, wywołując bezprecedensowe napięcie na rynku. Choć bez numeru KSeF faktura dla celów VAT praktycznie „nie istnieje”, dane z ostatniej chwili są alarmujące: zaledwie 40% podmiotów weszło w nową rzeczywistość z pełnym przygotowaniem. Przed nami test wydolności państwowych serwerów, które już przy znacznie mniejszym obciążeniu miewały poważne problemy.

System pod presją milionów użytkowników

Obawy o stabilność rządowej infrastruktury nie są bezpodstawne. 1 lutego, podczas pierwszego etapu wdrażania systemu dla dużych firm, do KSeF zalogowało się około 320 tysięcy podmiotów, co wystarczyło, by doprowadzić do przeciążeń i awarii Profilu Zaufanego. Od dziś system musi udźwignąć dołączenie nawet 2,7 mln kolejnych przedsiębiorstw, co rodzi pytania o wydolność infrastruktury IT. Marzec upłynął pod znakiem „rozgrzewki” przed kryzysem, ponieważ awarie odnotowano 6, 13 oraz 19 marca. Ministerstwo Finansów, mimo uspokajających komunikatów, opracowało już scenariusze awaryjne, w tym procedury przejścia w tryb offline, które dla tysięcy firm dotychczas korzystających z papieru mogą okazać się skomplikowane.

Faktura, która nie istnieje dla VAT

Dla przedsiębiorców, którzy zignorowali przygotowania, 1 kwietnia oznacza brutalne zderzenie z przepisami. Kamil Fac z portalu Faktura.pl ostrzega przed paraliżem działalności:

Jeśli firma nie wdroży KSeF na czas, w praktyce nie będzie mogła legalnie wystawiać faktur — dokument bez nadania numeru KSeF „nie istnieje” dla VAT. Oznacza to naruszenie przepisów, ryzyko kar oraz problemy z kontrahentami, którzy nie odliczą VAT i mogą wstrzymać płatności. W skrajnym przypadku może to sparaliżować działalność, bo brak możliwości wystawiania faktur oznacza brak normalnego obrotu gospodarczego.

— zaznacza Kamil Fac, ekspert Faktura.pl. Podkreśla on, że choć rok 2026 jest traktowany jako okres przejściowy bez dotkliwych sankcji finansowych, brak możliwości dokumentowania sprzedaży może skutecznie zamrozić obrót gospodarczy każdej firmy.

Najczęstsze pułapki i błędy użytkowników

Z analizy zgłoszeń napływających do działów wsparcia wynika, że największym problemem nie jest sama technologia, lecz brak cyfrowego obycia części użytkowników. Trudności z odnalezieniem plików XML, niezrozumienie różnicy między obrazem PDF a właściwą e-fakturą czy błędy przy autoryzacji przez Profil Zaufany to codzienność kwietniowego szczytu. Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że rejestracja w systemie jest czynnością osobistą i nie może jej dokonać księgowa, ponieważ wymaga ona dostępu do rządowego konta klienta poprzez Profil Zaufany lub aplikację mObywatel.

Procedury awaryjne i okresy przejściowe

W sytuacjach kryzysowych, gdy logowanie kończy się niepowodzeniem, dopuszczalne jest tymczasowe wystawienie faktury w trybie offline, jednak dane te muszą zostać uzupełnione w systemie centralnym natychmiast po odzyskaniu dostępu. Pewnym ułatwieniem jest okres przejściowy dla najmniejszych podmiotów, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł – one mogą jeszcze przez pewien czas korzystać z dotychczasowych metod. Niemniej jednak, po przekroczeniu tego progu lub zakończeniu okresu ochronnego, przejście na KSeF stanie się bezwzględnym wymogiem dla każdego legalnie działającego biznesu w Polsce.

Kamil Fac podsumowuje najczęstsze trudności techniczne:

Często pojawiają się bardzo podstawowe trudności — logujący się nie wiedzą, gdzie zapisał się plik XML lub PDF, jak go znaleźć na komputerze, albo jak go ponownie wysłać. Problemem bywa też samo wystawienie faktury — użytkownicy nie rozumieją różnicy między PDF a dokumentem w KSeF, nie wiedzą, dlaczego system odrzucił plik albo co oznacza błąd w strukturze.

— wskazuje ekspert Faktura.pl.