Nadchodzi kluczowa zmiana w zatrudnianiu Ukraińców. Od marca koniec uproszczonego trybu

Pracodawcy w Polsce mają już tylko miesiąc na dostosowanie się do nowych realiów prawnych. 5 marca 2026 roku wejdą w życie kluczowe zmiany wygaszające dotychczasowe przepisy ochronne dla obywateli Ukrainy. Nowe regulacje oznaczają koniec uproszczonego trybu legalizacji pobytu i pracy, co przy obecnej skali zatrudnienia – blisko milionie Ukraińców objętych ochroną czasową – staje się dla firm operacyjnym wyzwaniem roku. Każdy błąd formalny może skutkować nie tylko karą do 50 tys. zł, ale i dwuletnim zakazem zatrudniania obcokrajowców.

Miliony pracowników i setki tysięcy wniosków

Statystyki nie pozostawiają złudzeń co do powagi sytuacji. W Polsce przebywa obecnie około 990 tysięcy Ukraińców z statusem PESEL UKR, z czego aż 670 tysięcy aktywnie pracuje. Jednocześnie system urzędowy zmaga się z ogromnym zatorami – w 2025 roku złożono ponad 455 tysięcy wniosków pobytowych, a połowa z nich wciąż czeka na rozstrzygnięcie.

Pułapka „nielegalnego powierzenia pracy”

W nowym porządku prawnym nawet najmniejsze niedopatrzenie może zostać uznane za nielegalne zatrudnienie. Nie chodzi tu o pracę „na czarno”, ale o błędy proceduralne, takie jak zmiana stanowiska pracownika bez aktualizacji oświadczenia czy zmiana wymiaru etatu.

Julia Nowicka, ekspertka ds. legalizacji zatrudnienia cudzoziemców w Grupie Progres, ostrzega:

Problem pojawia się, gdy cudzoziemiec wykonuje obowiązki niezgodne z dokumentami, zaczyna pracę zanim otrzyma wymagane zezwolenie albo kontynuuje ją po jego wygaśnięciu. Za nielegalne powierzenie pracy uznaje się też każdą sytuację, gdy nastąpiła zmiana warunków w trakcie zatrudnienia obcokrajowca niż wskazane w dokumencie, np. stanowiska czy rodzaju umowy.

Konsekwencje są dotkliwe: grzywny od 3 000 do 50 000 zł naliczane osobno za każdego pracownika. Co gorsza, dwukrotne ukaranie w ciągu dwóch lat blokuje firmie możliwość uzyskiwania nowych zezwoleń i oświadczeń, co w praktyce oznacza paraliż kadrowy.

Koniec taryfy ulgowej i artykułu 42a

Kluczową zmianą od 5 marca 2026 roku jest uchylenie art. 42a ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy. Przepis ten pozwalał dotychczas na wydawanie kart pobytu nawet przy niespełnieniu części standardowych wymogów. Teraz blisko 230 tysięcy osób z nierozstrzygniętymi wnioskami będzie musiało przejść przez pełną, restrykcyjną procedurę.

Uchylenie art. 42a oznacza koniec przywilejów dla wnioskodawców w trudnej sytuacji życiowej i wymaga od pracodawców jeszcze większej skrupulatności w dokumentowaniu zatrudnienia – podkreśla Julia Nowicka.

Nowe szanse: lista 329 zawodów deficytowych

Równolegle z restrykcjami pojawiają się ułatwienia dla wybranych branż. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało 30 stycznia 2026 r. projekt rozporządzenia z listą 329 zawodów deficytowych. Firmy zatrudniające specjalistów z tych grup mogą liczyć na priorytetowe traktowanie wniosków o wizy i zezwolenia na pracę.

Delegacje pod specjalnym nadzorem

Firmy muszą również pamiętać o ograniczeniach w delegowaniu pracowników z statusem PESEL UKR. Wyjazd z Polski na okres powyżej 30 dni skutkuje utratą legalności pobytu. Każda podróż służbowa poza granice kraju musi być zatem poprzedzona dokładną analizą prawną, aby pracownik mógł bezpiecznie wrócić i kontynuować pracę.

Eksperci zalecają przeprowadzenie audytu legalności zatrudnienia jeszcze przed wejściem w życie nowych przepisów. Stabilność operacyjna firm w 2026 roku będzie zależała od sprawności działów HR w poruszaniu się po skomplikowanej materii prawa imigracyjnego.

Źródło: Raport Grupy Progres