KSeF coraz bliżej, jednak tylko co piąta mała firma przetestowała system

Nowe terminy są ostateczne – od lutego 2026 roku przedsiębiorstwa z obrotem powyżej 200 milionów złotych, a od kwietnia reszta musi używać Krajowego Systemu e-Faktur. To rządowa platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, przesyłania i przechowywania ustrukturyzowanych e-faktur. System miał ruszyć w 2022 roku, ale był przekładany co najmniej dwa razy. Badania pokazują, że wiele firm wciąż nie jest gotowych – ponad 60 procent wciąż korzysta z faktur papierowych, a testy przeprowadziła tylko co piąta mała firma.

Małe firmy w tyle

Do września 2025 roku 38 procent firm nie testowało środowiska KSeF, a wśród małych (5–10 pracowników) tylko 20 procent to zrobiło. Spadek używania papieru to zaledwie 5 procent od 2022 roku – 61 procent wciąż polega na tradycyjnych fakturach.

Największe problemy będą miały branże usługowe: fryzjerzy, kosmetyczki, fizjoterapeuci, mechanicy samochodowi czy budowlańcy. Dla nich komputer to nie codzienność, a faktury na CD czy papier – norma. Branże z niestandardowymi dokumentami, jak budownictwo czy logistyka, zmagają się z załącznikami, których KSeF nie obsłuży.

Małe firmy nie mają zasobów na integrację – fryzjerka nie wystawi e-faktury zamiast strzyżenia

– mówi Kamil Fac, wiceprezes Faktura.pl.

Polska MŚP wypada poniżej średniej UE w intensywności cyfrowej – 61 procent vs 69 procent w Unii. To wąskie gardło dla wdrożenia.

Księgowi przytłoczeni

Przedsiębiorcy liczą na biura księgowe, ale one same są w tarapatach. W badaniu „Barometr nastrojów polskich księgowych 2025” 46 procent księgowych zgłasza wątpliwości i zastrzeżenia do KSeF – dodatkowe obciążenia administracyjne, koszty na sprzęt i oprogramowanie. 27,9 procent wskazuje, że to największa zmiana zwiększająca pracochłonność. Biura są obłożone comiesięcznymi deklaracjami – brak czasu na szkolenia i testy. Platformy online stają się wsparciem, bo księgowi posiłkują się nimi coraz częściej.

Biura są obłożone – KSeF to dodatkowe obciążenie, ale platformy online pomagają

– mówi Kamil Fac z Faktura.pl.

Platformy online ratunkiem dla małych firm

Internetowe platformy księgowe są naturalnie dostosowane do e-faktur – integracja z KSeF jest płynna, z minimalnym nakładem ręcznym. Dostępność 24/7 pasuje do małych firm, gdzie sprawy załatwia się wieczorami czy w weekendy. Faktury importowane automatycznie, podatek i ZUS wyliczane od ręki – to oszczędność czasu i błędów.

W naszym systemie wystawiasz i wysyłasz do KSeF bezpośrednio – dla małych firm to ulga

– mówi Kamil Fac z Faktura.pl.

Polska wyprzedza UE w e-fakturach

Unia planuje e-faktury B2B do 2030 roku w pakiecie ViDA. Polska, wdrażając KSeF wcześniej, będzie gotowa przed terminem – to szansa na przewagę. Firmy zintegrowane z systemem łatwiej dostaną finansowanie – pełny elektroniczny rejestr ułatwia ocenę wiarygodności.

KSeF ułatwi finansowanie – pełny rejestr przychodów i wydatków przyspieszy decyzje

– mówi Rafał Kozielski, dyrektor Finea.